Automatisering van de orderintake

De uitdaging

• Ongeveer 900.000 orderregels per jaar, grotendeels handmatig verwerkt
• Orders via meerdere kanalen: telefoon, e-mail en WhatsApp
• Hoge werkdruk op de verkoopafdeling
• Groei betekende automatisch meer personeel
• Grote foutgevoeligheid door handmatige invoer

Daarnaast speelde er een specifieke complexiteit in de vissector. Eén zalm kan op tientallen manieren worden versneden: moten, filets, trims, verschillende gewichten en vormen. Zodra een zalm eenmaal is versneden, zijn bepaalde varianten niet meer mogelijk. Dit maakt voorraadbeheer extra complex en vraagt om maximale controle en inzicht.

De ambitie

Adri & Zoon stelde een duidelijke en ambitieuze doelstelling:

50% van de orderintake moet automatisch verlopen.

Met als doelen:

• Verlaging van de werkdruk
• Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers
• Betere schaalbaarheid
• Minder fouten
• Meer inzicht in vraag en voorraad
• Meer ruimte voor medewerkers om waarde toe te voegen

Daarnaast wilden zij het bestelproces zo inrichten dat klanten hun orders zelf invoeren. Hierdoor wordt het proces duidelijker, minder foutgevoelig en beter schaalbaar.

Onze aanpak

We zijn gestart met een uitgebreide Digitaliseringsanalyse:

• Interviews met het management
• Interview met de interne ICT’er
• Gesprekken met salesmedewerkers
• Interviews met klanten van Adri & Zoon

Zo brachten we in kaart:

• Hoe het huidige proces werkt
• Waar de knelpunten zitten
• Wat technisch haalbaar is
• Wat commercieel logisch is
• Hoe medewerkers en klanten tegen verandering aankijken

Op basis hiervan maakten we:

• Een analyse van de bestaande situatie
• Een overzicht van kansen en risico’s
• Een concreet projectplan

Na goedkeuring van het management zijn we gestart met de implementatie.

Onze rol hierin was die van regisseur. Wij vertaalden de wensen van het management, de praktijkervaring van medewerkers en de verwachtingen van klanten naar een oplossing die technisch te bouwen én praktisch te gebruiken is. Zo voorkomen we dat er een technisch mooi systeem ontstaat dat niet werkt in de dagelijkse praktijk.

De oplossing

We kozen voor de bouw van een B2B-webshop waarop klanten zelf hun bestellingen kunnen plaatsen.

Geen losstaand systeem, maar een directe weerspiegeling van het ERP-systeem van Adri & Zoon:

• Productnamen
• Prijzen
• Foto’s
• Omschrijvingen
• Beschikbaarheid

Alles wordt automatisch gesynchroniseerd. Wat in het ERP verandert, verandert direct in de webshop.

Klanten kunnen bestellen via:

• Desktop
• Tablet
• Mobiel
• App

Voordelen:

• 24/7 bestellen, ook buiten kantooruren
• Mogelijkheid om vooruit te bestellen
• Meer inzicht in toekomstige vraag
• Betere inkoop- en voorraadplanning

Aan de kant van Adri & Zoon:

• Bestellingen komen binnen met drie opties:
• Accepteren
• Wijzigen
• Annuleren

In plaats van overtypen hoeven medewerkers nu alleen nog te controleren en te bevestigen. Hierdoor verandert hun rol van invoeren naar beoordelen.

Het resultaat

Na slechts twee maanden livegang:

• 17% van alle orderregels loopt al via de webshop
• Bij 900.000 orderregels per jaar is dat een enorme impact
• De ambitie blijft: 50% automatisering

Daarnaast:

• Minder fouten
• Meer overzicht
• Beter voorraadbeheer
• Lagere werkdruk
• Meer rust in de operatie
• Groei mogelijk zonder direct extra personeel aan te nemen

De orderintake is niet langer een bottleneck, maar een schaalbaar proces.

De samenwerking

Deze case laat zien waar Systeco voor staat:

niet alleen bouwen, maar zorgen dat het klopt in de praktijk.

Wij zijn de schakel tussen:

• wat het management wil bereiken
• hoe medewerkers werken
• wat klanten nodig hebben
• en wat technisch gebouwd wordt

Geen technologie om de technologie, maar systemen die daadwerkelijk gebruikt worden.

Conclusie

Bij Adri & Zoon hebben we laten zien dat automatisering geen doel op zich is, maar een middel om:

• groei mogelijk te maken
• werkdruk te verlagen
• afhankelijkheid van personeel te verminderen
• en rust in de operatie te brengen

Wij zorgen dat het goed geregeld wordt.

Van analyse tot implementatie.

Van idee tot werkend systeem.