Van Excel naar structuur

De uitdaging

• Gegevens verspreid over mailboxen, Excel en Word
• Geen centrale plek voor klant- en contactinformatie
• Hoge afhankelijkheid van individuele medewerkers
• Informatie moeilijk terug te vinden
• Risico op verlies van belangrijke data
• Weinig inzicht voor management in activiteiten en voortgang
• Geen goede basis om data-gedreven te werken

Wanneer een medewerker afwezig was, werd het lastig om dossiers over te nemen. Collega’s wisten niet altijd welke afspraken waren gemaakt of in welke fase een klant zat. Dit zorgde voor vertraging, onzekerheid en extra werk.

De ambitie

Roem van Yerseke wilde:

• Eén centrale plek voor alle klant- en contactinformatie
• Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers
• Meer overzicht en rust in de organisatie
• Betere samenwerking tussen collega’s
• Meer grip op processen en data
• Een stevig fundament leggen voor verdere groei

Digitalisering moest het werk ondersteunen, niet aanvoelen als controle.

Onze aanpak

Net als bij al onze trajecten zijn we gestart met de Digitaliseringsscan.

Hiermee brachten we in kaart:

• waar de organisatie nu stond
• waar de grootste risico’s zaten
• welke wensen er leefden binnen het team
• wat technisch en organisatorisch het beste paste

Op basis hiervan adviseerden wij de implementatie van een CRM-systeem dat echt aansloot bij hun manier van werken.

De oplossing

We implementeerden een nieuw CRM-systeem, gekoppeld aan het ERP-systeem van Roem van Yerseke, zodat alle data automatisch gesynchroniseerd werd.

Dit betekende:

• Alle klantgegevens op één centrale plek
• Afspraken, notities en contactmomenten vastgelegd
• Geen losse Excel- of Word-bestanden meer
• Altijd actuele informatie beschikbaar

Daarnaast hebben we het systeem volledig ingericht op maat. Samen met de medewerkers:

• pasten we schermen en velden aan
• verwijderden we overbodige onderdelen
• maakten we het systeem logisch en prettig in gebruik

We namen weerstand serieus en lieten zien dat het systeem er is om het werk makkelijker te maken, niet om mensen te controleren.

Het resultaat

• Alle informatie staat nu centraal en overzichtelijk
• Medewerkers kunnen elkaars werk eenvoudig overnemen
• Minder afhankelijkheid van individuele personen
• Minder risico op dataverlies
• Minder losse bestanden en eigen systemen
• Meer rust in de organisatie
• Management heeft beter inzicht in processen en activiteiten
• De basis voor data-gedreven werken is gelegd

Wanneer iemand ziek is of op vakantie gaat, kan een collega direct zien:

• wat er met een klant is afgesproken
• waar een traject staat
• welke acties nog openstaan

De dienstverlening loopt daardoor altijd door.

De samenwerking

Ook in deze case was Systeco de verbindende schakel tussen:

• management
• medewerkers
• en techniek

Wij zorgden ervoor dat:

• het systeem past bij de organisatie
• het gedragen werd door het team
• en technisch klopt

Geen standaard implementatie, maar een oplossing die werkt in de praktijk.

Conclusie

Bij Roem van Yerseke hebben we digitalisering ingezet om rust, overzicht en zekerheid te creëren.

Door alle data op één centrale plek te brengen, is de organisatie:

• minder kwetsbaar
• beter georganiseerd
• klaar voor verdere groei

Dit is precies waar Systeco voor staat:

digitalisering die het werk makkelijker maakt en bedrijven sterker.